Notas de prensa: aprende a comunicar desde tu franquicia

notas de prensaPrensa, radio, televisión, Internet… El acceso a los medios de comunicación no está reservado única y exclusivamente a las grandes empresas. Cualquier franquicia, por pequeña que sea, tiene capacidad para aparecer en esos soportes y dar notoriedad a su negocio. Eso sí, ha de contar con un plan de comunicación bien estructurado. Y esto incluye el envío periódico de notas de prensa.

En el sistema de franquicia, la comunicación juega un importante papel. De hecho, para las enseñas es una herramienta que permite darse a conocer. Tanto a los clientes, como a los futuros franquiciados. Para ello, las notas de prensa son una de las fórmulas más utilizadas.

El principal objetivo que busca el plan de comunicación en las franquicias es enganchar a los medios. Y que éstos consideren el negocio lo suficientemente diferente y atractivo como para sacarlo a la palestra. Además, también es imprescindible mantener una comunicación fluida, lo que beneficiará a ambas partes. Y dicha relación se mantiene viva gracias, en parte, al envío de comunicados y notas de prensa.

¿De qué hablar?

Elaborar notas de prensa es la forma más habitual para relacionarse con los medios. Por ello, es importante que este comunicado tenga un objetivo. Es decir, que no se limite exclusivamente a ser rellenado con publicidad pura y dura de la enseña. En general, existen dos motivos que suelen motivar la distribución de este tipo de comunicados por parte de las franquicias:

  1. La presentación de un nuevo producto o servicio.
  2. O una inauguración.

Así las cosas, el propósito es informar sobre una noticia o un acontecimiento. Es importante señalar que las notas de prensa no se hacen, bajo ningún concepto, para vender. Por tanto, no deben parecerse a un anuncio, sino que deben proveer información útil a los medios sobre el producto o el servicio que la franquicia lanza al mercado. O sobre un acontecimiento referente a la enseña.

Es habitual que las notas de prensa se publiquen tal cual se envían. Es decir, de forma íntegra en los medios de comunicación. Aunque también se suelen utilizar para la realización de una noticia más elaborada acerca de la franquicia.

¿Cómo elaborar notas de prensa?

Las notas de prensa están redactadas en forma de artículo periodístico, siguiendo lo que se denomina “estilo de pirámide invertida”. Esto significa que toda la información principal está comprimida en el primer o segundo párrafo. Y los siguientes presentan la información en orden decreciente de importancia. Por tanto, el contenido debe resumirse en el título y en el primer párrafo. El resto de detalles irán en los otros párrafos. En definitiva, la información contenida en el primer párrafo debe responder a cinco preguntas:

  1. ¿Quién?
  2.  ¿Qué? 
  3. ¿Dónde?
  4. ¿Cuándo?
  5. ¿Por qué?

El objetivo de concentrar toda esta información en el primer párrafo es proteger el mensaje de la franquicia en caso de que, por limitaciones de edición, no se disponga de espacio suficiente para incluir todo el contenido de las notas de prensa.

A la hora de elaborar notas de prensa conviene remitirse a los hechos, decir la verdad y evitar las exageraciones. Si algo no suena del todo real, pierde credibilidad. Además, para que el contenido resulte oportuno, se aconseja escoger un ángulo. Es decir, relacionarlo a temas de actualidad -si se puede-. La idea es que sea de interés periodístico.

También se recomienda utilizar la voz activa y no la pasiva, así como los verbos fuertes, con carácter y energía. Todo ello ayuda a garantizar que las notas de prensa se lean. El escrito deberá acabar con un párrafo corto en el que se describa la historia, filosofía y productos o servicios de la franquicia. Y, por último, es importante incluir, al menos, una fotografía, pues aumenta en gran medida las posibilidades de publicación.

Los errores más comunes

Para lograr las notas de prensa sean efectivas, las franquicias deberán evitar una serie de errores. Los mismos pueden hacer que el comunicado no se publique o que no logre la repercusión esperada. Así, entre los errores más frecuentes encontramos:

  • Uso de mayúsculas. Nunca deben ser distribuidas notas de prensa escritas en mayúsculas, sino que deberán presentar un tamaño de letra apropiado.
  • Errores gramaticales. Incluso los escritores más experimentados cometen errores de vez en cuando. Por ello, es aconsejable leer y revisar las notas de prensa una vez escritas. Normalmente, los errores más obvios se detectan fácilmente si se leen cuidadosamente.
  • Carencia de contenido. Gran parte de las notas de prensa suelen rechazarse por carecer de contenido. La franquicia debe asegurarse de que tiene algo que contar. Y hacerlo con una cantidad de palabras considerable. Es decir, que el comunicado no resulte demasiado corto y escueto, porque si no, no será publicable. Al mismo tiempo, hay que evitar el exceso de palabras.
  • Comunicados que “gritan” como anuncios. Los medios ofrecen a las franquicias su apoyo para distribuir su información a sus propias audiencias. Pero no a vender. Las notas de prensa no deben tomarse como herramientas de comercialización o publicidad. Por tanto, hay que evitar la promoción.
  • Caracteres extraños. Los caracteres extraños pueden afectar el impacto de las notas de prensa.

Finalmente, un consejo importante a tener en cuenta es no abrumar con continuos comunicados a los medios. Esto suele producir el efecto contrario, por la gran cantidad de notas de prensa que reciben a diario las redacciones. Dependerá de la gracia y la aportación diferenciada del comunicado de la franquicia su trascendencia final en cada medio.

¿Departamento de comunicación interno o externo?

Las franquicias tienen dos opciones a la hora de elaborar sus notas de prensa:

  1. Pueden decidirse por que sean redactadas por un departamento de comunicación interno.
  2. O bien, pueden contratar a un gabinete de prensa externo que se encargue de su comunicación.

La elección dependerá, en parte, del tamaño de la franquicia. Así, a una enseña de gran tamaño, con un importante volumen de producción de información, le resultará más rentable la creación de un departamento de comunicación dentro de la propia empresa. Éste es el caso también de aquellas compañías con un concepto de negocio muy específico.

Los gabinetes internos permiten a las franquicias ejercer un mayor control sobre la información que se distribuye mediante notas de prensa. Además, ofrecen una importante ventaja. Y es que, al formar parte de la empresa, cuentan con un conocimiento más exhaustivo y concreto de ésta y de su actividad. Así como de sus puntos fuertes y “virtudes”.

Por el contrario, la contratación de un gabinete externo para la elaboración de las notas de prensa permite que toda la información que se distribuye a los medios tenga un carácter más objetivo, por tratarse de personas ajenas a la franquicia. Asimismo, los profesionales que trabajan en este tipo de gabinetes están acostumbrados a la relación con los medios de comunicación. Por tanto, conocen mejor los trucos y claves para lograr una mayor eficacia. Además, como suele ocurrir con cualquier servicio que se externaliza, la contratación de un gabinete de comunicación externo puede resultar más económico y rentable.

Notas de prensa, comunicación eficaz

En definitiva, las notas de prensa actúan como canal de comunicación entre las franquicias y los medios. Y es que permiten mantener activa la relación entre ambas partes. Pero, además, son una herramienta muy eficaz para reducir los gastos de contratación de publicidad.

Si se logra elaborar un comunicado que capte la atención de los medios, la publicidad resultará totalmente gratuita. Aunque, para ello, las franquicias deberán esmerarse en una correcta redacción. Y siempre sin confundir la acción de dar a conocer sus productos y/o actividades con la de vender a través de las notas de prensa.