Requisitos burocráticos

trámites burocráticosTratar los aspectos burocráticos concernientes a la puesta en marcha de esta actividad es un argumento muy delicado, al que va dedicada bastante atención, teniendo en cuenta que la legislación está sujeta a una continua evolución y que por tanto será necesario siempre estar atento a las actualizaciones o cambios. Presentamos a continuación los principales trámites necesarios para el inicio y puesta en marcha de esta actividad.

Trámites de constitución de la sociedad

Tanto las Sociedades Anónimas como las de Responsabilidad Limitada deben cumplir los siguientes requisitos formales:

  • Redacción por parte de un abogado de la escritura de constitución, que regirá sus relaciones jurídicas internas, y de los estatutos, que establecerán las reglas imprescindibles para el funcionamiento corporativo de la sociedad. Los estatutos de la sociedad deben recoger: el nombre de la misma, el nombre de los socios, el domicilio social, el capital social y una descripción de la actividad a desarrollar
  • Obtención de la certificación sobre la no coincidencia del nombre de la sociedad con otro ya existente, que se solicita en el Registro Mercantil Central y se presenta al notario en el momento de otorgar la escritura de constitución y se protocolariza con la escritura matriz.
  • Otorgamiento ante notario de la escritura pública de constitución y aprobación de los estatutos, en la cual los socios fundadores firman la escritura. Una vez otorgada la escritura, el notario dará cuenta al Registro Mercantil Central de este hecho, quedando el nombre de la sociedad inscrito en el mismo.
  • Liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados correspondiente a la constitución de la sociedad, dentro de los 30 días hábiles siguientes. La liquidación se efectuará en la Delegación de la Agencia Estatal de Administración Tributarla, con un tipo impositivo del 1 % sobre el capital social. Algunas Comunidades Autónomas de España han transferido la gestión de este impuesto, por ejemplo en la Comunidad de Madrid se realiza en la Agencia Tributaría de la Consejería de Hacienda. Es necesario presentar los siguientes documentos: impreso “modelo 600” firmado por el administrador de la empresa y original de la escritura de constitución y dos copias de la misma.

Más trámites

  • Inscripción en el Registro Mercantil. Es obligatorio para todas las sociedades mercantiles y voluntario para los empresarios individuales. En este caso se debe legalizar los libros de contabilidad de la sociedad (4.000 ptas.). Es necesario presentar:

– Original de la escritura de constitución.

– Certificado de que no existe otra sociedad con el mismo nombre.

– Carta de pago de la liquidación del Impuesto de Transmisiones y Actos Jurídicos Documentados.

– En el caso de que se trate de una sociedad anónima laboral, es necesario presentar el certificado de inscripción en el Registro de Sociedades Anónimas Laborales. La inscripción ha de solicitarse dentro del mes siguiente al otorgamiento de los documentos necesario para esta inscripción.

  • Obtención del Código de Identificación Fiscal (CIF) en un plazo de 30 días después de quedar legalmente constituida la sociedad. La solicitud se presentará en la Delegación de la Agencia Estatal de Administración tributario correspondiente al domicilio fiscal, consiguiendose un número provisional, y antes de 6 meses, el definitivo. El modelo de impreso utilizado para la solicitud del Código de Identificación Fiscal coincide con el de la Declaración Censal. Es necesario presentar:

– Impreso modelo 036

– Fotocopia del DNI

– Original y copia de escritura de constitución

  • Libros de las Sociedades Mercantiles. Además de los libros contables exigidos por la normativa vigente, las sociedades deberán llevar un Libro de Actas en el que constarán los acuerdos tomados en las Juntas Generales y los demás órganos colegiados de la sociedad. Las S.A deben llevar además, un Libro de Acciones Nominativas cuando las acciones sean de este tipo. Las S.R.L. llevarán un Libro de Registro de Socios, con sus participaciones y las variaciones- en las mismas. Estos libros tendrán que ser presentados en el Registro Mercantil para su legalización.

Trámites administrativos

Los tramites administrativos son indispensables para el inicio de la actividad de la empresa. Y según el tipo de empresa y sus necesidades habrá que realizar todos los trámites o sólo parte de ellos.

  • Presentación de la Declaración Censal, para solicitar la asignación del Código de Identificación Fiscal (CIF), permite presentar la declaración previa al inicio de la actividad y deducir las cuotas del IVA soportadas con anterioridad al inicio efectivo de la actividad habitual de la empresa.
  • Arrendamiento o compra de los locales, mediante contrato verbal o por escrito, ya sean privados o formalizados en escritura pública. En caso de que se opte por la compra del local o terreno, se debe comprobar que la normativa urbanística de los mismos permita realizar la actividad. De modo que posteriormente no aparezcan problemas con las licencias municipales. La compra se formalizará con el correspondiente contrato, se realizará la escritura y su posterior inscripción en el Registro de la Propiedad. En el caso de ser primera adquisición se abona el Impuesto sobre el Valor Añadido. Y el Impuesto de Transmisiones Patrimoniales si es de segunda o posteriores transmisiones. Los empresarios que adquieran construcciones nuevas deberán presentar la declaración de alta en el Impuesto de Bienes Inmuebles en los dos meses posteriores a la fecha de finalización de la obra.
  • Solicitud de la licencia de obras ante el Ayuntamiento cuando sea necesario realizar obras de acondicionamiento del local.
  • Solicitud de la licencia de Actividades e Instalaciones ante el Ayuntamiento. La misma tendrá que ser aprobada mediante inspección por parte de los Servicios Técnicos Municipales. La obtención de este permitirá conseguir la Licencia de Funcionamiento.

Más trámites administrativos

  • Declaración de Alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas con anterioridad al inicio de su actividad, dándose de alta en la matrícula del impuesto en el epígrafe correspondiente a la actividad que proyecten desarrollar. La declaración de alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas se ha de realizar dentro de los diez días anteriores al inicio de la puesta en marcha de la actividad. Este impuesto se paga anualmente. La cuota a pagar depende de la actividad a desarrollar. También del número de habitantes de la población y del volumen de negocio. Es necesario presentar:

– Impreso “modelo 845” para el desarrollo de actividades de ámbito municipal o el “modelo 846” si es de ámbito provincial.

– El NIF en el caso de que se trate de un empresario individual o persona física. El CIF si se trata de una sociedad.

Cuando se trata del inicio de una actividad empresarial, y el número de empleados no es superior a 20, se aplica una bonificación en la cuota del 75% para el primer año. 50% para el segundo, y 25% para el tercero. Consultar en la delegación provincial de la Agencia Tributaria. Las Sociedades Cooperativas tiene una bonificación del 95% en este impuesto.

  • Formalización de los Contratos de Trabajo. Cuando los contratos se realicen por escrito deben registrarse en la Oficina de Empleo.

Trámites en la Seguridad Social

  • Inscripción de la empresa en la Seguridad Social. El artículo 99 del Texto Refundido de la ley General de la Seguridad Social establece la obligación de todo empresario de inscribirse en el Régimen General de la Seguridad Social. La inscripción se realiza en la Tesorería Territorial de la Seguridad Social. Se realiza a nombre de la persona física o jurídica de la empresa, además se debe hacer constar el sector correspondiente de la actividad, y la entidad aseguradora que cubre los accidentes laborales, pudiendo ser la Seguridad Social o una Mutua Patronal. Los cambios en los datos declarados en la inscripción, o el cese de la actividad, habrán de comunicarse lo antes posible en la Tesorería Territorial.
  • Afiliación de los Trabajadores que ingresen a su servicio y que no estén afiliados con anterioridad. El empresario tiene la obligación de proceder a la afiliación de los trabajadores. Se realiza en la Tesorería Territorial de la Seguridad Social.
  • Altas de los trabajadores en la Seguridad Social. Además de la afiliación de los trabajadores, el empresario debe comunicar el alta de los trabajadores en la Tesorería Territorial de la Seguridad Social. La documentación necesaria es:

– Impreso de Inscripción de Empresas.

– Fotocopia de la escritura de la sociedad.

– Fotocopia del CIF.

– Impresos de alta de los trabajadores.

– Original y fotocopia del alta del IAE.

– Fotocopia del DNI del titular (en el caso del empresario individual, copia de la escritura de constitución y fotocopia del NIF (para la sociedad mercantil).

Legalización de los Libros Oficiales

  • Declaración de Apertura del centro de Trabajo. Y adquisición y sellado de los libros de matrícula y visitas en la Dirección provincial del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.
  • Confección del calendario laboral.